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10 Fragen, die Sie bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes unbedingt stellen sollten - MICE Service Group
Er beeinflusst das Erlebnis der Teilnehmenden, die Atmosphäre im Raum und die gesamte Organisation im Hintergrund. Wer frühzeitig die richtigen Fragen stellt, kann spätere Überraschungen vermeiden, Angebote besser einschätzen und zielgerichteter planen.
Wir unterstützen Sie bei der Auswahl und Planung professioneller Veranstaltungsformate – und haben für Sie die zehn wichtigsten Fragen zusammengestellt, die Sie bei der Wahl einer Location unbedingt stellen sollten.
1. Wie viele Teilnehmer passen bequem in den Veranstaltungsraum?
Platz ist nicht gleich Platz. Es geht nicht nur um Quadratmeter, sondern um die tatsächliche Nutzbarkeit. Wird in Theater-, U-Form oder Gruppenarbeitsformaten gearbeitet? Wie viel Bewegungsfreiheit bleibt für Pausen, Technik oder interaktive Elemente? Fragen Sie gezielt nach verschiedenen Bestuhlungsvarianten und Raumkombinationen – und lassen Sie sich bei Bedarf einen maßstabsgetreuen Raumplan zeigen.
2. Welche technische Ausstattung ist vorhanden – und wie zuverlässig ist sie?
Nichts ist ärgerlicher als ein Ton-Ausfall während einer Keynote. Fragen Sie daher nicht nur nach Beamer, Leinwand und Mikrofon, sondern auch nach Backup-Lösungen, Hybrid-Technik, Streaming-Optionen und technischer Betreuung vor Ort.
Tipp: Machen Sie einen kurzen Technik-Check bei der Besichtigung.
3. Wie sieht das kulinarische Angebot aus?
Ob Business-Lunch, Flying Buffet oder Gala-Dinner – das Catering trägt wesentlich zum Gesamterlebnis bei. Klären Sie frühzeitig, ob vor Ort gekocht wird, welche Menüoptionen bestehen und ob auch Allergien, Unverträglichkeiten oder vegane/vegetarische Wünsche berücksichtigt werden.
4. Wie gut ist die Erreichbarkeit für Ihre Teilnehmer – auch ohne Auto?
Eine ideale Location ist gut angebunden – mit Bahn, Bus, Flugzeug oder Shuttle-Service. Informieren Sie sich über die nächstgelegenen Haltestellen und Flughäfen sowie die Dauer der Anreise. Für Autofahrer wichtig: Gibt es ausreichend Parkplätze oder eine Kooperation mit einem Parkhaus in der Nähe?
5. Gibt es Übernachtungsmöglichkeiten – am besten direkt vor Ort?
Wenn Ihre Veranstaltung über mehrere Tage geht oder abends endet, sind nahegelegene Hotels essenziell. Fragen Sie nach Kontingenten, Kategorien und optionalen Rahmenvereinbarungen für Ihre Teilnehmer. Optimal ist eine Location mit integriertem Hotel oder festen Partnerbetrieben in Laufnähe.
6. Welche Zusatzleistungen erleichtern Ihre Planung?
Von der Tagungspauschale über Moderationskoffer bis zum hauseigenen Eventmanager: Je mehr Erfahrung und Services eine Location bietet, desto reibungsloser läuft Ihre Veranstaltung. Fragen Sie nach unterstützenden Dienstleistungen – das spart Zeit, Abstimmungsaufwand und Nerven.
7. Wie transparent und fair sind die Stornierungs- und Buchungsbedingungen?
Flexibilität ist Trumpf – gerade in bewegten Zeiten. Klären Sie im Vorfeld, bis wann Teilnehmerzahlen angepasst werden können, welche Fristen gelten und ob bei unvorhergesehenen Ereignissen kostenfrei umgebucht werden kann.
8. Welche Erfahrungen haben andere Veranstalter gemacht?
Seriöse Locations können Referenzen vorweisen. Bitten Sie um Beispiele für ähnliche Veranstaltungen, lassen Sie sich Feedback von anderen Kunden zeigen oder recherchieren Sie gezielt online. Positives Feedback ist oft das beste Argument.
9. Wie wird für Sicherheit und Hygiene gesorgt?
Insbesondere seit der Pandemie haben sich die Anforderungen in puncto Sicherheit verschärft. Fragen Sie nach Notfallkonzepten, Brandschutz, medizinischer Erstversorgung und – falls relevant – aktuellen Hygienemaßnahmen. Auch Datenschutz bei hybriden Events ist ein wichtiges Thema.
10. Wie individuell kann der Veranstaltungsort auf Ihre Wünsche eingehen?
Standard ist gut – individuell ist besser. Fragen Sie, wie flexibel die Location bei Gestaltung, Zeitplänen, Branding, Raumaufteilungen oder besonderen Anforderungen ist. Wer offen auf Ihre Wünsche eingeht, ist oft auch ein verlässlicher Partner im Ernstfall.
Mit den richtigen Fragen zur richtigen Location
Die Wahl des Veranstaltungsortes ist kein Zufallsprodukt – sondern eine strategische Entscheidung. Wer vorbereitet ist und gezielt nachfragt, bekommt nicht nur bessere Angebote, sondern auch mehr Sicherheit in der Planung.
Wir unterstützen Sie dabei, genau die Location zu finden, die zu Ihrem Event, Ihrem Budget und Ihren Zielen passt. Mit einem europaweiten Netzwerk, persönlicher Beratung und effizienten Dienstleistungen begleiten wir Sie vom ersten Gedanken bis zum letzten Applaus.
Kontaktieren Sie uns – wir finden den Ort, an dem Ihre Veranstaltung gelingt.